关于做好2018年毕业研究生学位档案
立卷归档工作的通知
各研究生培养学院：
研究生学位档案是反映研究生培养质量的重要方面，也是学校建设高水平大学的重要体现，此外还关系着每位毕业研究生的切身利益。根据教育部《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》和《南京师范大学关于做好2018年档案归档工作的通知》（宁师办〔2018〕49号）等文件要求，现将我校2018年毕业研究生学位档案立卷归档工作有关事项通知如下。
一、立卷归档范围
研究生学位档案实行承办人立卷制度，即谁形成的材料、谁负责立卷归档。2018年毕业研究生学位档案立卷归档工作，各学院在分管研究生工作领导的指导下，由研究生秘书负责完成。
（一）立卷对象
1.2018届毕业硕士、博士研究生（含学术型和专业型）（具体学院见附件1）；
2.少数往年未把毕业研究生学位档案归到档案馆的学院，请按要求分年度整理立卷后，与今年的一并归档。
（二）归档范围
1.学位申请书；
2.学位申请书附件（论文评语、论文评阅书）；
3.学位论文送审表；
4.学位论文摘要（中英文）；
5.学位论文正本（1本）；
6.学生在校科研成果。
二、整理立卷程序及要求
分年度形成毕业研究生名录，每一类中分专业按学号顺序排列，博士生在前，硕士生在后，上年遗留学生的档案放在当年毕业生之后。每位毕业研究生的学位材料归为一卷。
（一）整理立卷程序
1.按卷整理每位毕业研究生的学位材料。首先把单页档案材料按件装订好；然后将同一卷内档案材料，按立卷归档范围的编号顺序依次排放；最后在每件材料的右上角盖上所在学院的归档章，归档章内填写年度、件号、本件的页数，如下图：
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年 度 |
类 号 JX12.50/xx |
卷 号 |
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XX院 |
件 号 |
页 数 |
3.填写卷内备考表（样表见附件3）。“立卷人”处填写整理人姓名，“检查人”由所在学院学位管理办公室签字。
4.将每位毕业研究生的上述材料（按卷内目录、学位材料、卷内备考表的先后顺序），分别立卷（装入各自信封）。
5.填写研究生案卷目录（Excel形式，见档案馆网站“资料下载”）。案卷目录将输入学校的档案管理系统。
6.填写移交清单（样表见附件4），移交清单一式四份。
（二）整理立卷要求
1.归档的毕业研究生学位档案必须是原件。归档材料中需要加盖印章或签字的部分必须是红印和亲笔签字，需粘贴相片的位置必须贴上符合要求的相片。
2.归档的毕业研究生学位材料必须字迹工整、清晰，使用符合档案要求的书写材料，如碳素、蓝黑墨水；计算机打印的材料必须是激光打印。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色笔、纯蓝色墨水笔和色带打印、喷墨打印等不耐久材料。
三、档案移交验收
（一）移交档案时间
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时间 |
学院 |
负责人 |
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10月8日－10月11日 |
文学院、新闻与传播学院 |
王莉、刘婧婧 |
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10月15日－10月18日 |
法学院、商学院 |
王莉、刘婧婧 |
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10月22日－10月25日 |
教育科学学院、外国语学院 |
王莉、刘婧婧 |
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10月29日－11月1日 |
社会发展学院、数学科学学院 |
王莉、刘婧婧 |
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11月5日－11月8日 |
物理科学与技术学院、生命科学学院 |
王莉、刘婧婧 |
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11月12日－11月15日 |
地理科学学院、音乐学院 |
王莉、刘婧婧 |
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11月19日－11月22日 |
体育科学学院、美术学院 |
王莉、刘婧婧 |
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11月26日－11月29日 |
金陵女子学院、能源与机械工程学院 |
王莉、刘婧婧 |
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12月3日—12月6日 |
计算机科学与技术学院、教师教育学院 |
王莉、刘婧婧 |
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12月10日—12月13日 |
马克思主义学院、环境学院 |
王莉、刘婧婧 |
（二）档案交接验收
1.各学院移交内容：整理立卷好的学位档案、研究生案卷目录（Excel形式）、移交清单。
2.档案馆接收地点：
（1）2018届：仙林校区新北区档案馆302室（档案收集部），联系人：王莉、刘婧婧，联系电话：85891642。计算机录入指导:刘婧婧。
（2）往届：仙林校区新北区档案馆102室（档案利用部），联系人：朱伟文、刘一颖，联系电话：85891077。
3.档案交接验收：交接双方当面检查，档案馆按立卷归档要求进行验收，不符合要求的退回归档学院重新整理，合格后方可办理移交手续。移交清单经交接双方签字后，两份交档案馆，一份交研究生院学位管理办公室，一份留存所在学院。
4.归档章整理立卷后，交档案馆档案收集部保管（2019年毕业研究生学位档案整理时再领取）。
档案馆 研究生院（研工部）
2018年9月12日
附件1 各学院毕业研究生学位档案立卷归档范围
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学院 |
2018届 |
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教师教育学院 |
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国际文化教育学院 |
已交 |
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金陵女子学院 |
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公共管理学院 |
已交 |
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商学院 |
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法学院 |
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马克思主义学院 |
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教育科学学院 |
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心理学院 |
已交 |
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体育科学学院 |
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文学院 |
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外国语学院 |
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新闻与传播学院 |
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社会发展学院 |
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数学科学学院 |
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物理科学与技术学院 |
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化学与材料科学学院 |
已交 |
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地理科学学院 |
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生命科学学院 |
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能源与机械工程学院 |
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电气与自动化工程学院 |
已交 |
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计算机科学与技术学院 |
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环境学院 |
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音乐学院 |
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美术学院 |
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备注：少数往年未归档学院请自查。
附件2 卷内目录（样表）
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序号 |
文号 |
责任者 |
题名 |
日期 |
页数 |
备注 |
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1 |
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申请学生姓名 |
南师大（博士、硕士）研究生学位申请书 |
同意授学位学位评定委员会盖章处日期 |
学位申请书页数 |
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2 |
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首份指导老师姓名+等 |
学位申请书附件（论文评语、论文评阅书等） |
首份指导老师签名落款日期 |
论文评语、论文评阅书等总页数 |
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3 |
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学院名 |
学位论文送审表 |
院系学位评定分委员会意见主席签名落款日期 |
1 |
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4 |
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学生姓名 |
论文摘要（中英文） |
成文日期 |
摘要页数 |
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5 |
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申请学生姓名 |
论文正本 |
成文日期 |
论文总页数 |
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6 |
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申请学生姓名 |
学生在校科研成果 |
成文日期 |
成果总页数 |
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7 |
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8 |
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9 |
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10 |
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11 |
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备注：红色标注部分为填写部分，如果是博士就将硕士用斜杠(\）划去，硕士同理。
附件3 卷内备考表（样表）
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本卷情况说明
共*份，共*页
立 卷 人：整理人姓名
检 查 人：所在学院学位管理办公室签字
立卷时间：整理时间
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备注：红色标注部分为填写部分。
附件4 学院2018届研究生学位档案移交清单（样表）
（先博士后硕士，其中博士人，硕士人）
移交人： 接收人：
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盒号 |
档号 |
正题名 |
页数 |
件数 |
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1 |
2018—JX12.50/学院代码-顺序号 |
***学位材料 |
总页数 |
总件数 |
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备注：红色标注部分为填写部分。
