各学院：
2020级新生档案归档工作即将开始，为进一步做好该项工作，现将有关事项通知如下：
一、归档范围
我校2020级全日制本科新生、研究生新生（含定向研究生和非定向研究生）。
二、归档材料
本科生：高中档案材料（学籍材料、入团志愿书、高考志愿表）、学工处材料（报名登记表、考生信息表、体检表）、入学登记表。
硕士研究生（非定向）：高中档案材料（学籍材料、入团志愿书、高考志愿表）、学工处材料（报名登记表、考生信息表、体检表）、本科档案材料（入学登记表、成绩单、毕业生登记表、学位申请及认定）、硕士档案材料（录取表、入学登记表）、正式党员材料。
博士研究生（非定向）：高中档案材料（学籍材料、入团志愿书、高考志愿表）、学工处材料（报名登记表、考生信息表、体检表）、本科档案材料（入学登记表、成绩单、毕业生登记表、学位申请及认定）、硕士档案材料（录取表、入学登记表、毕业登记表、成绩单、学位授予决定、学位申请书）、博士档案材料（录取表、入学登记表、专家推荐信）、正式党员材料。
定向研究生：录取表、入学登记表、专家推荐信（博士）。
新生档案中的预备党员材料由所在学院保管，以供日常工作使用，待学生毕业时和其他材料一并归档。
三、归档要求
（一）请用黑色签字笔认真填写档案袋封面“姓名”、“学号”、“学院”、“专业”信息,不能涂改。档案内容按学习阶段、党团材料分类排列装袋。如有材料缺失请用铅笔在档案袋上标注“缺××材料”；定向研究生请在档案袋上标注“定向”。最后按学号顺序排列，不要按专业排序。
（二）填写新生档案移交清单。请仔细填写新生档案移交清单，名单按学号顺序排列，并在表中详细标注档案已归或缺失情况,如有特殊情况，请在备注栏中注明清楚。新生档案移交清单参见附件。
（三）按时移交新生档案。核对移交数量、新生档案整理清单无误后，在指定时间内向档案馆学生档案部整体移交本学院档案（移交清单纸质版和电子版各一份，纸质清单请签字盖章,电子版请发送至邮箱：njnnu2019@126.com，主题格式为2020级**院本科/研究生新生档案移交清单）。
四、注意事项
（一）请各学院在整理档案材料时认真检查核对，确认材料是否齐全、有无错放漏放、有无漏盖公章和漏填写等现象。学生档案归档时必须以学院为单位，由辅导员带领学生到档案馆移交归档。
（二）新生档案整理后，对未交或缺、漏档案材料(高中学籍材料、团员材料)者，请学院通知学生本人在2个月内补交齐。由学生将密封的个人档案交给学院，由各学院统一移交档案馆学生档案部归档保管。学生档案关系今后有关重要事务办理，请学生本人高度重视。
（三）校内本升研的学生档案不进行派档，请各辅导员携带名单（注明本科学号）来馆现场整理。
（四）各学院开学一周后即可来档案馆领取档案袋。请在10月31日前完成档案移交。如有问题请及时与档案馆学生档案部联系，电话：85891255（本科）、85891046（研究生）。地址：仙林校区新北区档案馆201室。
附件：
1.本科新生档案移交清单
2.硕士新生档案移交清单
3.博士新生档案移交清单
档案馆
2020年9月4日
