各部门：
依据国家《档案法》、国家档案局《归档文件整理规则》和教育部、江苏省关于高校档案管理的规定，档案工作以“简化整理、深化检索”为宗旨，推行档案整理方面的改革，将过去以“卷”为单位改为以“件”为单位归档，这也为我校开展档案立卷归档工作提供基本遵循。为确保学校2024年各类档案材料及时、完整地立卷归档，现将有关事项通知如下。
一、立卷归档范围
2023年1月至12月期间，学校在党政管理、人才培养、科学研究、社会服务、外事工作、条件保障等活动中形成的、具有保存利用价值的各种载体材料，均应立卷归档。立卷归档范围参见附件1《南京师范大学文件材料归档范围及保管期限表》（档案馆已根据上级文件修订，各单位可根据实际需要调整）。
二、整理立卷要求
（一）实行部门立卷归档制度。各部门兼职档案员（主要是部门秘书）负责本部门档案材料的收集、整理、立卷工作。
（二）归档材料必须完整。整理过程中要逐件逐页检查，不缺项、不漏项，不将属于同一内容的档案材料人为分开或遗漏。
（三）已形成的归档材料涉及多个部门的，由主管部门负责归档，相关部门协助提供有关材料。
（四）归档材料必须是原件，原则上复印件不得归档。归档材料中没有行文的，请注明文件形成的日期，并加盖单位公章。
（五）档案备考表上各部门负责人必须签字。
三、移交验收归档
（一）各部门将所形成的各类档案按要求整理立卷后，于2024年4月30日前移交档案馆（各学院研究生学位档案立卷归档工作9月份另行通知）。
（二）实行纸质文件、电子文件双套归档制。纸质归档材料（及其对应电子材料）和电子归档目录同步移交。电子归档目录由档案馆工作人员统一上传至档案管理系统。档案馆按立卷归档要求进行验收，不符合要求的退回立卷部门重新整理，验收合格后方可办理移交手续。档案移交清单一式三份，经交接双方签字后，立卷部门留一份、档案馆留两份备查。
（三）具体工作安排
各部门兼职档案员在归档过程中遇到问题时，请立即与档案馆工作人员联系。具体联系人安排详见附件2《各立卷单位联系人》。
档案移交地点：档案收集部（仙林校区新北区档案馆304室），联系人：王莉、周莉、刘婧婧，联系电话：85891642。
特此通知。
南京师范大学
2024年3月15日
