各研究生培养学院：
研究生学位档案是反映研究生培养质量的重要内容，是学校建设高水平大学的重要体现，也事关每位毕业研究生的切身利益。根据教育部《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》和《南京师范大学关于做好2024年档案立卷归档工作的通知》（宁师办〔2024〕29号）等文件要求，现将我校2024届毕业研究生学位档案立卷归档工作有关事项通知如下。
一、立卷归档范围
研究生学位档案实行承办人立卷制度，即谁形成的材料、谁负责立卷归档，实行纸质文件、电子文件双套归档制。2024届毕业研究生学位档案立卷归档工作由各学院研究生秘书在分管研究生院长的指导下负责完成。
（一）立卷对象
2024届毕业硕士、博士研究生（含学术型和专业型）。
（二）归档范围
1、纸质文件归档范围
（1）学位申请书、成绩单；
（2）学位申请书附件（指导教师评语、论文评阅书、论文修改意见）；
（3）学位论文送审表；
（4）学位论文正本（1本）
（5）学位信息基本数据表；
（6）学生在校科研成果（只收博士毕业生）。
2、电子文件归档范围
学位申请书、成绩单、指导教师评语、论文评阅书、学位论文（最终版）。
二、整理立卷程序及要求
分年度形成毕业研究生名录，每一类中分专业按学号顺序排列，博士生在前，硕士生在后,每位毕业研究生的学位材料归为一卷。
（一）整理立卷程序
1.按卷整理每位毕业研究生的学位材料。首先把单页档案材料按件装订好，在每页的正面右上角（或反面左上角）用铅笔编页，凡有字迹页面都要编页；然后将同一卷内档案材料，按立卷归档范围的编号顺序依次排放；最后在每件材料首页的正上方中间盖上所在学院的归档章，归档章内用铅笔填写年度、件号、本件的页数，如下图：
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年 度 |
类 号 JX12.50/xx |
卷 （不填） 号 |
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XX院 |
件 号 |
页 数 |
2.填写卷内目录（样表见附件1）。
3.填写卷内备考表（样表见附件2）。“立卷人”由研究生秘书签名，“检查人”由所在学院分管研究生工作院长签名。
4.将每位毕业研究生的上述材料（按卷内目录、学位材料、卷内备考表的先后顺序），分别立卷（装入各自信封）。
5.填写研究生案卷目录（Excel形式电子版见档案馆网站“资料下载”中“研究生学位材料归档输入模板”）。研究生案卷目录将导入学校的档案管理系统。
6.填写移交清单（样表见附件3），移交清单一式三份。
（二）整理立卷要求
1.归档的毕业研究生学位档案必须是原件。归档材料中需要加盖印章或签字的部分必须是红印和亲笔签字，需粘贴相片的位置必须贴上符合要求的相片。
2.归档的毕业研究生学位材料必须字迹工整、清晰，使用符合档案要求的书写材料，如碳素、蓝黑墨水；计算机打印的材料必须是激光打印，材料装订必须使用不锈钢订书钉。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色笔、纯蓝色墨水笔和色带打印、喷墨打印等不耐久材料。
3.电子文件命名要求：学号-姓名，例“200812330-张三”（注意-为半角状态），文件格式PDF，电子文件要求字迹清晰，内容完整，便于查询利用。
（三）相关工作培训
档案馆将在仙林校区组织相关工作培训，具体时间、地点另行通知。
三、档案移交验收
（一）移交档案时间
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时 间 |
学院名称(学院代码) |
联系人 |
校区 |
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10月14日－10月18日 |
文学院（01） |
王 莉 |
随园 |
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公共管理学院（03） |
刘婧婧 |
仙林 |
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10月21日－10月25日 |
新闻与传播学院（02） |
王 莉 |
随园 |
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法学院（04） 商学院（05） |
刘婧婧 |
仙林 |
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10月28日－11月1日 |
心理学院（20） |
王 莉 |
随园 |
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数学科学学院（09） 物理科学与技术学院（10） |
刘婧婧 |
仙林 |
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11月4日－11月8日 |
商学院MBA（05） |
王 莉 |
随园 |
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化学与材料科学学院（11） 生命科学学院（12） 地理科学学院（13） |
刘婧婧 |
仙林 |
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11月11日－11月15日 |
教育科学学院（06） |
王 莉 |
随园 |
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体育科学学院（15） 美术学院（16） 电气与自动化工程学院（18） 能源与机械工程学院（19） |
刘婧婧 |
仙林 |
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11月18日－11月22日 |
外国语学院（07） |
王 莉 |
随园 |
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计算机与电子信息学院（21） 教师教育学院（22） |
刘婧婧 |
仙林 |
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11月25日－11月29日 |
社会发展学院（08） 音乐学院（14） |
王 莉 |
随园 |
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马克思主义学院（27） 环境学院（28） |
刘婧婧 |
仙林 |
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12月2日—12月6日 |
金陵女子学院（17） 国际文化教育学院（58） |
王 莉 |
随园 |
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海洋科学与工程学院（29） 食品与制药工程学院（30） |
刘婧婧 |
仙林 |
（二）档案交接验收
1.各学院移交内容：整理立卷好的学位档案（纸质文件和电子文件）、研究生案卷目录（Excel形式）、移交清单。
2.档案馆接收地点：仙林校区新北区档案馆302室（档案收集部），联系人：王莉、刘婧婧，联系电话：85891642。
3.档案交接验收：交接双方当面检查，档案馆按立卷归档要求进行验收，不符合要求的退回归档学院重新整理，合格后方可办理移交手续。移交清单经交接双方签字后，二份交档案馆，一份留存所在学院。
4.归档章整理立卷后，交档案馆档案收集部保管（2025届毕业研究生学位档案整理时再领取）。
档案馆 研究生院（研工部）
2024年5月22日
