各学院:
根据学校统一安排,2024届毕业生档案归档定于6月20日、21日、24日、25日进行。为规范、有序地做好此项工作,现将有关事项通知如下:
一、学生档案作为原始记录,是用人单位全面了解和选拔使用人才的重要依据,各学院要高度重视,按照《南京师范大学学生档案管理办法》,落实责任制,明确专人负责,严格按照规定时间和要求配合档案馆共同做好此项工作。
二、各学院要预先做好毕业生档案的整理工作,做好“毕业生归档材料明细表”(格式见附件),将学生在读期间形成的档案材料收集齐全,按学号分装排序,并做好抽查自查工作,避免缺漏、错放、混放、材料未盖章等现象的发生。归档内容如下(划线为必归材料):
(一)本科生材料包括:高考录取材料、大学生登记表、毕业生登记表、成绩单、学士学位申请表、教育实习鉴定、毕业论文(设计)成绩(含内容简介,论文不归档)、毕业体检表(未体检的,不强求)、党团材料、奖惩材料、教师资格申请表。
(二)研究生材料包括:研究生登记表、研究生录取表、专家推荐书(博士)、毕业研究生登记表、学位申请书、成绩单(务必单独归档一份)、授予学位决定、毕业体检表(未体检的,不强求)、党团材料、奖惩材料、计生材料(已婚的)、教师资格申请表。
三、由于毕业生档案归档、派遣工作时间紧,工作量大、场地所限,请各学院克服困难,严格按照档案馆的计划要求如期归档,避免造成环节上的延误。
(一)归档移交地址:档案馆学生档案部(仙林新北区档案馆201室),联系电话:85891255。
(二)归档移交时间:全天8:30―16:30(如需调整时间请务必提前联系)。
1.本科生归档移交日程安排:
日期 |
上午 |
下午 |
6.20 |
海洋学院、国教院、音乐学院、体科院 |
心理学院、食品学院、环境学院、教科院 |
6.21 |
金女院、能源院、法学院 |
计算机学院、化科院、数科院 |
6.24 |
商学院、电自院、新传院 |
社发院、美院、马院 |
6.25 |
外院、地科院、强化院、公管院 |
文学院、物科院、生科院 |
2.研究生归档移交日程安排:
日期 |
上午 |
下午 |
6.20 |
能源院、海洋学院、生科院、化科院 |
环境学院、国教院、体科院、金女院 |
6.21 |
食品学院、计算机学院、数科院、社发院 |
音乐学院、新传院、物科院 |
6.24 |
教师院、外院、美院 |
心理学院、文学院、商学院 |
6.25 |
教科院、电自院、公管院 |
地科院、法学院、马院 |
(三)注意事项:
1.归档要求:归档材料必须是办理完毕的正确材料。材料应完整、真实、文字清楚、手续齐备、对象明确,应有承办单位或个人署名,并有形成材料日期。所有材料归档前请务必检查应盖公章是否加盖(如:毕业生登记表、成绩单等),切忌错归、漏归;党员材料现场核对,签字,侧边贴党徽标签(现场发放)。档案整理完毕需逐一检查核对,核对无误后签字确认,如出现材料错放、漏放,一切后果由学院自行承担。
2. 各学院将归档材料收集齐全,在学院按学号由小到大的顺序分装排列好并逐一核查,之后按照档案馆安排时间快速移交,由辅导员带队,否则档案馆不予接待。
3.归档完毕做好归档材料明细表,本科生缺少材料和研究生延毕的请用铅笔在档案袋封面标注,并在“备注”栏里加以说明。
4.当年毕业的定向研究生归档完成后,由档案馆密封,交辅导员带回学院。
5.港澳台学生及外国留学生档案归档完毕后由学院(辅导员亲自办理)带回交由本人带走;
6.各学院集中归档,归档完毕后和档案派发期间,不再接收学生个人送来的零散材料;
7.研究生延迟毕业的档案材料应及时归档。
8.毕业生档案由邮政EMS专用通道投递,档案派出后,学生手机会有短信提醒(不要占用电话热线)。学生也可以登录档案馆网站(学生档案去向查询)获取邮寄单号及时跟踪物流信息,务必主动联系档案接收单位以确认档案是否成功投递。
如有不明事宜,请联系档案馆025-85891255。
特此通知。
附件:毕业归档材料移交清单
档案馆(学生档案部)
2024年5月27日