各学院：
2025届毕业生档案归档定于6月16—6月19日进行。为规范、有序地做好此项工作，现将有关事项通知如下：
一、学生档案作为原始记录，是用人单位全面了解和选拔使用人才的重要依据，各学院要高度重视，按照《南京师范大学学生档案管理办法》，落实责任制，明确专人负责，严格按照规定时间和要求配合档案馆共同做好此项工作。
二、各学院要预先做好毕业生档案的整理工作，做好“毕业生归档材料明细表”（格式见附件），将学生在读期间形成的档案材料收集齐全，按学号分装排序，并做好抽查自查工作，避免缺漏、错放、混放、材料未盖章等现象的发生。归档内容如下（划线为必归材料）：
（一）本科生材料包括：高考录取材料、大学生登记表、毕业生登记表、成绩单、学士学位申请表、教育实习鉴定、毕业论文（设计）成绩（含内容简介，论文不归档）、毕业体检表（未体检的，不强求）、党团材料、奖惩材料、教师资格申请表。
（二）研究生材料包括：研究生登记表、研究生录取表、专家推荐书（博士）、毕业研究生登记表、学位申请书、成绩单（务必单独归档一份）、授予学位决定、毕业体检表（未体检的，不强求）、党团材料、奖惩材料、教师资格申请表。
三、由于毕业生档案归档、派遣工作时间紧，工作量大、场地所限，请各学院克服困难，严格按照档案馆的计划要求如期归档，避免造成环节上的延误。
（一）归档移交地址：档案馆学生档案部（仙林新北区档案馆201室），联系电话：025-85891255。
（二）归档移交时间:全天8:30―16:30（如需调整时间请务必提前联系）。
1.本科生归档移交日程安排：
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日期 |
上午 |
下午 |
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6.16 |
文学院、历史文博学院、教科院、外院 |
数科院、公管院 |
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6.17 |
物科院、化科院、生科院 |
地科院、音乐学院、美院 |
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6.18 |
体科院、新传院、商学院、法学院、 |
金女院、心理院、计电院、能源院 |
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6.19 |
电自院、强化院、国教院、马院 |
环境院、海洋院、食品院 |
2.研究生归档移交日程安排：
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日期 |
上午 |
下午 |
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6.16 |
文学院、法学院、公管院 |
商学院、新传院 |
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6.17 |
教科院、外院、历史文博学院 |
数科院、物科院、化科院、生科院 |
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6.18 |
地科院、音乐学院、美院、教师院 |
体科院、金女院、电自院、能源院 |
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6.19 |
国教院、计电院、心理院、马院 |
环境院、海洋院、食品院 |
（三）注意事项：
1.归档要求：归档材料必须是办理完毕的正确材料。材料应完整、真实、文字清楚、手续齐备、对象明确，应有承办单位或个人署名，并有形成材料日期。所有材料归档前请务必检查应盖公章是否加盖（如：毕业生登记表、成绩单等），切忌错归、漏归；党员材料现场核对。档案整理完毕需逐一检查核对，核对无误后签字确认，贴确认标签（现场发放）如出现材料错放、漏放，一切后果由学院自行承担。所有延毕的学生清单里必须打*，档案袋边缘贴延毕标签（现场发放）。
2. 各学院将归档材料收集齐全，在学院按馆藏号由小到大的顺序分装排列好并逐一核查，之后按照档案馆安排时间快速移交，由辅导员带队，否则档案馆不予接待。
3.归档完毕做好归档材料明细表，本科生缺少材料和研究生延毕的请用铅笔在档案袋封面标注，并在“备注”栏里加以说明。
4.定向研究生（包括延期毕业）归档完成后，由辅导员带回学院。港澳台学生及外国留学生档案归档完毕后由辅导员带回学院。所有提走档案必须有单独纸质清单并且盖章。
5.各学院集中归档，归档完毕后和档案派发期间，不再接收学生个人送来的零散材料；
6.研究生延迟毕业的档案材料应及时归档。
7.毕业生档案由邮政EMS专用通道投递，档案派出后，学生手机会有短信提醒。学生也可以登录档案馆网站（学生档案去向查询）获取邮寄单号及时跟踪物流信息，务必主动联系档案接收单位以确认档案是否成功投递。
如有不明事宜，请联系档案馆025-85891255。
特此通知。
附件：毕业归档材料移交清单
档案馆（学生档案部）
2025年6月3日
