关于做好2025级新生档案归档工作的通知

各学院：

2025级新生档案归档工作即将开始，为进一步做好该项工作，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

我校2025级全日制本科新生、研究生新生。

二、归档材料

本科生：高中档案、入团志愿书、学工处材料（报名登记表、考生信息表、体检表）、本科入学登记表。

硕士研究生（非定向）：高中档案材料（高中档案、入团志愿书、高考志愿表）、学工处材料（报名登记表、考生信息表、体检表）、本科档案材料（入学登记表、成绩单、毕业生登记表、学位申请及认定）、硕士档案材料（录取表、入学登记表）、正式党员材料、工作材料。

博士研究生（非定向）：高中档案材料（高中档案、入团志愿书、高考志愿表）、学工处材料（报名登记表、考生信息表、体检表）、本科档案材料（入学登记表、成绩单、毕业生登记表、学位申请及认定）、硕士档案材料（录取表、入学登记表、毕业登记表、成绩单、学位授予决定、学位申请书）、博士档案材料（录取表、入学登记表、专家推荐信）、正式党员材料、工作材料。

定向研究生：录取表、入学登记表、专家推荐信（博士）。

新生档案中的预备党员材料由所在学院保管，以供日常工作使用，待学生毕业时和其他材料一并归档，建议归档的正式党员材料学院扫描备份。

三、归档要求

（一）档案馆统一发放档案袋和条形码标签，各学院领取条形码标签后贴在档案封面的右上角，请辅导员来新北图书馆201领取。归档时请按序号排序，从左到右，小号在前，大号在后。条形码正反都必须贴，所贴位置如下图所示：

档案内容按学习阶段、党团材料分类排列装袋。请用铅笔在档案袋的背面填写档案清单（档案清单请认真填写，是转递过程中重要凭据），在件数栏打“√”，例表如下：

（二）填写新生档案移交清单（附件1、2、3），硕博士移交清单为本院所有新生（包含二学位和校内研）数据。请仔细填写新生档案移交清单，名单按学号顺序排列，并在表中详细标注档案已归或缺失情况,如有缺失或特殊情况，请在备注栏中注明清楚。

（三）按时移交新生档案。核对移交数量、新生档案整理清单无误后，在指定时间内向档案馆学生档案部整体移交本学院档案，纸质清单请签字盖章。

四、注意事项

（一）请各学院在整理档案材料时认真检查核对，确认材料是否齐全、有无错放漏放、有无漏盖公章和漏填写等现象。学生档案归档时必须以学院为单位，由辅导员带领学生到档案馆移交归档。

（二）二学位，校内升学未接收到的学生档案，请各辅导员携带名单（注明原本科、硕士阶段学号）来馆现场整理。统计表见附件4）

（三）各学院开学后即可来档案馆领取档案袋，请各学院辅导员在10月30日前完成档案移交。如有问题请及时与档案馆学生档案部联系，电话：85891255：仙林校区新北区档案馆201室。

附件：1.本科新生档案移交清单

2.硕士新生档案移交清单

3.博士新生档案移交清单

4.二学位统计表

档案馆

2025年9月11日

新生归档日程表
时间		学院名称
第一天（10.13）	上午（本科）9:00-11:30	文学院
		历史文博学院
		公共管理学院
		教育科学学院
		外国语学院
		数学科学学院
	下午（研究生）13:30-16:30	文学院
		新闻与传播学院
		公共管理学院/MPA
		法学院
		商学院/MBA
		教育科学学院
第二天（10.14）	上午（本科）9:00-11:30	物理科学与技术学院
		化学与材料科学学院
		生命科学学院
		地理科学学院
		音乐学院
		美术学院
		体育科学学院
	下午（研究生）13:30-16:30	外国语学院
		历史文博学院
		数学科学学院
		物理科学与技术学院
		化学与材料科学学院
		生命科学学院
		地理科学学院
		音乐学院
第三天（10.15）	上午（本科）9:00-11:30	新闻与传播学院
		商学院
		金陵女子学院
		法学院
		心理学院
		计算机与电子信息学院
		能源与机械工程学院
	下午（研究生）13:30-16:30	体育科学学院
		美术学院
		金陵女子学院
		电气自动化工程学院
		能源与机械工程学院
		教师院
第四天（10.16）	上午（本科）9:00-11:30	电气自动化工程学院
		强化培养学院
		国际文化教育学院
		马克思主义学院
		环境学院
		海洋科学与工程学院
		食品与制药工程学院
		麦考瑞大学联合学院
	下午（研究生）13:30-16:30	国际教育学院
		计算机与电子信息学院
		心理学院
		马克思主义学院
		环境学院
		海洋科学与工程学院
		食品与制药工程学院

附件:

附件1：本科新生档案移交清单3.xlsx

附件2：研究生新生档案移交清单0.xlsx

附件3：博士新生档案移交清单3.xlsx

附件4：二学位及未收到档案校内研博统计表.xlsx